Styret i et sameie eller borettslag har ansvar for at eiendommen ivaretas på en forsvarlig måte. Det innebærer blant annet systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS), oppfølging av avvik og dokumentasjon av relevante rutiner og kontroller.
For styrer som håndterer dette arbeidet selv, kan oppgavene fort bli omfattende. Frister må følges opp, kontrollrapporter oppbevares, feil meldes inn og ansvar fordeles. Informasjonen kan lett bli spredt mellom regneark, e-poster, mapper og ulike leverandører.
Derfor lanserer Sameiehjemmeside.no en ny HMS-modul som samler sentrale deler av HMS- og internkontrollarbeidet i ett system.
Kom i gang på et kvarter
Det skal ikke være nødvendig å starte med et tomt dokument eller bygge opp et omfattende system fra bunnen av.
HMS-modulen begynner med en veiviser der styret beskriver eiendommen. Har bygget heis, lekeplass, garasjeanlegg, sprinkleranlegg, brannalarm eller ladeanlegg? Er det ansatt vaktmester? Svarene brukes til å foreslå relevante rutiner og kontroller.
Forslagene inkluderer frister, intervaller og ansvarlig person i styret. Styret går gjennom innholdet, gjør nødvendige tilpasninger og godkjenner sin egen HMS-plan.
Planen kan endres når behovene endrer seg, og veiviseren kan kjøres på nytt dersom eiendommen får nye installasjoner eller funksjoner.
Målet er å gjøre det enklere å komme i gang med et strukturert HMS-arbeid, også for styrer uten tidligere erfaring med digitale internkontrollsystemer.
Et årshjul som gir oversikt over oppgavene
Når rutinene er etablert, samles de i et digitalt årshjul. Her får styret oversikt over oppgaver og kontroller gjennom året, fordelt på måned og fagområde.
Lovpålagte oppgaver markeres tydelig, og det er enkelt å se hva som nærmer seg fristen, hva som er forfalt, og hva som allerede er utført.
De ansvarlige får påminnelser på e-post før fristen, mens styret varsles når oppgaver ikke blir fulgt opp i tide.
Dermed blir HMS-arbeidet mindre avhengig av at enkeltpersoner husker alt som skal gjøres. Styret får et felles verktøy for å planlegge arbeidet og følge opp oppgavene systematisk.
Beboerne kan melde fra om feil og farer med QR-kode
Styret er avhengig av at feil og potensielle farer blir meldt inn. En løs håndløper, en defekt nødlysarmatur eller en skade på lekeplassen er eksempler på forhold som bør fanges opp og vurderes.
Med HMS-modulens QR-funksjon kan styret henge opp plakater i oppganger og fellesrom. Beboerne skanner koden med mobilen og melder inn feil eller farer, gjerne med et bilde.
Meldingene samles på en egen avvikstavle, der styret kan fordele ansvar, følge opp tiltak og dokumentere når saken er lukket.
Beboerne får dermed en enkel måte å bidra til sikkerheten på, mens styret får bedre oversikt over hva som må undersøkes og følges opp.
En del av sameiets eksisterende løsning
HMS-modulen er et tillegg til medlemsområdet på Sameiehjemmeside.no. Det betyr at styret kan bruke det samme systemet til HMS-arbeid, beboerinformasjon og den øvrige kommunikasjonen med beboerne.
Modulen har også funksjoner for personvern, blant annet automatisk anonymisering av beboermeldte avvik etter en periode styret fastsetter, fjerning av posisjonsdata fra bilder og skjerming av beboernes meldinger fra hverandre.
Dette gjør det mulig å samle flere praktiske oppgaver i én løsning, i stedet for å bruke separate verktøy for informasjon, dokumentasjon og avvikshåndtering.
Prøv HMS-modulen for deres sameie eller borettslag
For styrer som ønsker bedre oversikt over frister, rutiner, avvik og dokumentasjon, kan modulen være et nyttig steg mot et mer strukturert og forutsigbart HMS-arbeid.
